Microsoft Teams: onbekend maakt onbemind? [5 handige functies]

Microsoft Teams is een samenwerkingsplatform dat onderdeel is van Office 365. Volgens Microsoft is het hun snelst groeiende app met 320.000 gebruikers wereldwijd. Toch zien we dat Office 365-gebruikers nog weinig gebruik maken van Teams. Het overgrote deel van hun zakelijke communicatie loopt dus nog steeds via e-mail, Dropbox, Whatsapp of privé-accounts. Niet altijd even efficiënt, want waar vind je wat terug? Ook vanuit veiligheidsoogpunt is dit niet altijd wenselijk. Zo is een groter risico op een datalek. Natuurlijk kan het gewoon goed gaan, maar uw kwetsbaarheid neemt toe. Zeker met de in mei gelanceerde AVG in het achterhoofd is dit een aandachtspunt.

Nieuwe, innovatieve manier van samenwerken

Voor al deze zaken, en meer, kunt u ook Microsoft Teams gebruiken. Iedereen die Office 365 gebruikt, heeft het. Maar lang niet iedereen gebruikt het. Zonde, menen wij. Teams biedt een nieuwe, innovatieve manier van samenwerken. Het brengt bestanden, gesprekken en allerlei apps samen. Ook zijn alle functionaliteiten van Skype for Business geïntegreerd in Teams. Uiteindelijk zal Skype for Business Online dan ook verdwijnen. Hoe ziet die nieuwe manier van werken er uit?

5 handige toepassingen van Microsoft Teams

1. Alles wat u nodig heeft op de werkplek, is te benaderen vanuit Microsoft Teams. Microsoft noemt het zelf ‘de hub voor teamwerk in Office 365’. Naast Office 365 kunnen ook opslaglocaties als Google Drive of Dropbox worden toegevoegd. Hierdoor is Teams de ideale tool om overzicht te houden.
2. Communiceer via chat, vergader en telefoneer op zowel individueel als teamniveau, binnen en buiten de organisatie, in audio of video. Tegelijkertijd kunt u bestanden delen, notulen maken of bijvoorbeeld uw bureaublad delen.
3. Werk samen aan bestanden in bijvoorbeeld Excel, Word, PowerPoint, OneNote of Power BI.
4. Werk samen met externe partijen via chat of het delen van bestanden met een persoon of team buiten de eigen organisatie. Teams maakt ook dat mogelijk, uiteraard goed beveiligd.
5. Teams wordt steeds uitgebreid met nieuwe functionaliteiten. Zo is het sinds kort mogelijk om bij videomeetings uw achtergrond te ‘blurren’. Ook kunt u vergaderingen opnemen, terugspelen met ondertiteling, en een transcript krijgen van de vergadering.

Oude werkmethodes loslaten

Met Microsoft Teams wordt samenwerken nog gemakkelijker, prettiger en efficiënter. Natuurlijk vereist het een andere manier van werken. Het loslaten van bepaalde werkmethodes is dan ook de grootste uitdaging. In plaats van documenten heen en weer mailen of een Whatsappje versturen, is Teams de plek om heen te gaan. Maar is dat eenmaal gelukt? Dan brengt Teams uw organisatie veel overzicht en nieuwe mogelijkheden.

Nieuwsgierig?

Benieuwd hoe Microsoft Teams het best geïntroduceerd kan worden in uw organisatie? Wij helpen u graag. Na de uitrol en de inrichting, organiseren we ook graag bewustwordingssessies, waar we met tips en tricks en met een checklist uw medewerkers op weg helpen.