Mijn fileserver is verouderd. Is SharePoint inmiddels een volwaardig alternatief?

21 juni, 2018

Veel bedrijven werken met een fileserver die al enigszins op leeftijd is. Vaak kunt u daar best nog een paar jaar mee vooruit, maar nadenken over de toekomst is wel slim. Zowel de hardware als de software veroudert, en uiteindelijk zal er iets moeten gebeuren. Windows Server 2003 wordt al niet meer ondersteund, en voor Windows Server 2008 zit dat euvel er ook aan te komen. Tel daarbij op de jaarlijkse licentiekosten en het steeds updaten van de hardware om aan de huidige eisen te voldoen, en je kunt je afvragen of het misschien tijd is voor een andere oplossing, zoals bijvoorbeeld SharePoint Online.

Van bestandsopslag naar samenwerken

Fileservers worden gebruikt voor bestandsopslag zoals Word-documenten, Excel-bestanden, foto’s, tekeningen. Veel bedrijven zoeken tegenwoordig meer dan een ‘platte’ fileserver en willen dat hun gebruikers documenten altijd, overal en op elk device kunnen benaderen, bewerken en delen. Zo’n oplossing is SharePoint Online: alle functies van de ‘oude’ fileserver, met veel extra functionaliteiten. Zo kunnen bestanden eenvoudig en veilig worden gedeeld met mensen van binnen én buiten de organisatie, kan er kan gelijktijdig in documenten worden gewerkt en worden alle versies netjes bijgehouden.

Dankzij Files On-Demand is SharePoint Online een goed alternatief

Tot voor kort werd SharePoint niet echt als alternatief gezien voor de fileserver omdat bestanden altijd gesynchroniseerd moesten worden naar de desktop. Sinds de recente Windows 10-update heeft u met Files On-Demand toegang tot bestanden zonder ze te hoeven downloaden. Het is nu mogelijk om door de structuur van SharePoint Online (of OneDrive) te bladeren zoals we dat gewend waren bij de fileserver. Hiermee is SharePoint Online, als onderdeel van Office 365, een goed, volwaardig alternatief geworden.

Totale ontzorging van IT

SharePoint Online is een Cloud-dienst, en betekent dus een totale ontzorging van IT. Want als één partij het goed voor elkaar heeft als het gaat om beschikbaarheid, veiligheid en privacy (zie onze blog over de AVG), is het Microsoft. Veelgehoorde redenen voor bedrijven om toch vast te houden aan hun fileserver zijn ‘hij staat er toch’ of ‘we willen onze data binnen de deur houden’. Voor wat betreft het laatste kunnen we alleen maar zeggen dat het gemiddelde bedrijf lang niet zo goed is beveiligd als de Microsoft Cloud.

In de praktijk

Gelukkig zijn wij niet de enigen die enthousiast zijn over dit soort nieuwe oplossingen. Zo hebben we bijvoorbeeld bij een productiebedrijf in Almelo SharePoint Online geïmplementeerd. De onderneming heeft zo’n 35 werkplekken en biedt maatwerkoplossingen voor de industrie. Hun grote archief stond op een Small Business Server. Toen hun data explosief ging groeien, liepen ze tegen de limiet van hun server aan. SharePoint Online kent die limiet niet; standaard heeft u een terabyte tot uw beschikking, maar is dat toch onvoldoende, is het heel eenvoudig op te schalen. Daarin is geen limiet, zoals dat met een fysieke server natuurlijk wel het geval is. Zo hebben we meer bedrijven geholpen met de transitie naar de SharePoint Online, al dan niet als onderdeel van Office 365.

Wanneer verloopt de houdbaarheidsdatum van uw fileserver?

Merkt u dat de prestatie van uw server afneemt? Loopt u tegen limieten aan? Bel gerust voor advies. We komen met alle plezier vrijblijvend bij u langs om te kijken wat uw huidige situatie is en om te adviseren over een mogelijke volgende stap.

Remote support