“Met deze praktische tips krijg je (weer) focus op jouw business"
Veel bedrijven gebruiken nog een fileserver, met netwerkschijven zoals de X:/-schijf of de G:/-drive. Op een gegeven moment is die fileserver aan vervanging toe of zijn er andere redenen om over te stappen naar de cloud. Vaak krijgen wij dan de vraag of SharePoint ingezet kan worden als fileserver. Ons antwoord?
SharePoint één-op-één gebruiken als fileserver, dat gaat niet werken. SharePoint kan je zeker als alternatief gebruiken, maar gebruik het dan wel waarvoor het bedoeld is: als documentmanagementsysteem (DMS). Want SharePoint heeft zoveel meer te bieden dan een fileserver, wat niet veel meer dan een verzamelbak met bestanden is. Met SharePoint kan je documenten overzichtelijk vastleggen, beheren, delen en beveiligen. Mits je doordacht te werk gaat. Denk met name na over een mappenstructuur, de benamingen van die mappen, hoe diep je wilt dat de mappenstructuur gaat en natuurlijk over welke bestanden je wel en welke je niet wilt overzetten.
Het aantal bestanden dat je als organisatie op een fileserver bewaart, neemt jaar na jaar toe. Zo’n migratie naar SharePoint is een mooi opschoonmoment. Veel gegevens zijn verouderd en ga je nooit meer gebruiken. Welke bestanden wil je bewaren, wat wil je archiveren of verwijderen? Niet alleen schept dat overzicht, ook vanwege de AVG is het belangrijk om onnodige bestanden weg te gooien.
Zie SharePoint als een website. Daar zet je ook niet al je informatie op een pagina; dan vind je gegarandeerd niets meer terug. Zo ook bij SharePoint, waar je juist je bestanden heel handig kan indelen in aparte subsites. Zo kun je bijvoorbeeld je financiële gegevens scheiden van je technische gegevens en de gegevens van project x scheiden van die van project y. Kies de indeling die het best bij jouw bedrijf past. Anders gaat het ten koste van de snelheid en ook overzichtelijkheid.
Het is dus belangrijk vooraf goed na te denken over het ontwerp van je structuur en dan met name de teamsites. Maar leg ook goed vast hoe je om wilt gaan met rollen en gebruikersrechten. Een goede rechten- en beveiligingsstructuur is heel belangrijk, zeker als gebruikers data delen buiten de organisatie. Het voordeel boven een fileserver is dat je binnen SharePoint via een overzichtelijke admin-portal heel eenvoudig permissies, beveiliging en structuren kunt beheren.
Heb je je SharePoint-omgeving goed ingericht en bijvoorbeeld ook gebruikgemaakt van tags? Dat maakt het zoeken een stuk makkelijker. Je kan zoeken in alle bestanden, maar ook alleen naar personen, video’s of gesprekken. Je kunt ook zoeken naar bestanden die afgelopen week of maand zijn gewijzigd, in een bepaalde taal zijn geschreven, zoekwoorden uitsluiten etcetera.
Een ander groot voordeel van SharePoint is dat het volledig is geïntegreerd met Office 365 en met Microsoft Teams. Alle bestanden worden automatisch opgeslagen in SharePoint, maar je kunt ze ook benaderen via Microsoft Teams en via de Office 365-applicaties als Word en Excel. SharePoint maakt zoveel mogelijk gebruik van de mogelijkheden van Office 365, zoals het tegelijk aan eenzelfde document werken. En natuurlijk kent SharePoint alle voordelen van het werken in de cloud: het is overal en altijd beschikbaar, vanaf elk device en je kunt eenvoudig op- en afschalen.
Ja, SharePoint is zeker een alternatief voor een fileserver, maar gebruik het dan wel zoals het bedoeld is: als documentmanagementsysteem en niet als verzamelbak van bestanden.
Wil je meer informatie over SharePoint of andere producten en diensten van Microsoft? Ben je benieuwd welke mate van cloud het beste bij jouw bedrijf past? Daarover adviseren wij je graag. Neem gerust vrijblijvend contact met ons op via 0524 – 561188 of support@jse.nl.
Online werken is één van onze 5 must-haves voor zorgeloze IT. Bekijk ze alle 5 in ons nieuwe whitepaper, deze week uitgekomen!
Download whitepaper
