E-mailmigratie: hoe pak ik dat het beste aan?

18 juli, 2018

Migratie van e-mail komt tegenwoordig veel voor. Net als de fileserver is ook de mailserver op een gegeven moment aan vervanging toe. Immers, de hardware raakt verouderd, de software wordt niet meer ondersteund of de e-maildatabase groeit uit zijn voegen. Veel bedrijven kiezen voor migratie van on-premise naar de cloud, bijvoorbeeld van Microsoft Exchange Server naar Exchange Online. Maar soms ook gaat het om snelgroeiende bedrijven die uniformiteit willen aanbrengen in hun ‘wildgroei’ aan e-mail-systemen als onderdeel van een professionaliseringsslag. Vaak stappen ook zij over naar Exchange Online. Wat zijn nu de belangrijkste aandachtspunten bij zo’n mailmigratie?

1. Sta stil bij het belang van e-mail

Allereerst is het zaak je te beseffen dat e-mail een van de meest bedrijfskritische systemen is. Een korte omschakeltijd en minimale belasting van medewerkers is belangrijk. En natuurlijk moet de migratie moet in één keer goed verlopen.

2. Maak een goede inventarisatie van waar je vandaan komt

Het is belangrijk precies te weten hoe de huidige omgeving eruitziet: welke versie of versies gebruikt u, hoe is de rechtenstructuur ingericht, zijn er gezamenlijke mailboxen, wat is de hoeveelheid data die gemigreerd moet worden en hoe lang gaat dat duren? Ook moeten alle bronnen waarmee e-mail wordt gesynchroniseerd in kaart worden gebracht.

3. Wat is het moment van migratie?

Bepaal eerst vanaf welk moment – datum én tijdstip – er vanuit de nieuwe omgeving gewerkt moet kunnen worden. In de inventarisatiefase is er met behulp van een tool ingeschat hoe lang de migratie gaat duren. Op basis daarvan kan het startmoment bepaald worden.

4. Communiceer met de gebruikers

Communiceer al ruim voor de migratie naar de gebruikers wat er gaat gebeuren en wanneer. In principe zijn de medewerkers op geen enkel moment ‘uit de lucht’, maar het is natuurlijk wel zaak dat alle werkplekken opnieuw geconfigureerd worden. Daarom is een zorgvuldige planning – waar iedereen zich aan houdt – erg belangrijk.

5. Koppel de offline en online omgeving

De bestaande ict-omgeving moet worden gekoppeld met de nieuwe cloud-omgeving. Hierbij wordt Active Directory (de gebruikersdatabase) gesynchroniseerd met de cloud, zodat gebruikers niet twee keer hoeven in te loggen (single sign on). Ook moeten bestaande print- en scan-omgevingen worden aangepast.

Wat vooral niet te doen?

Onderschat een mailmigratie nooit. Stap pas over op de nieuwe omgeving als het zeker is dat alle mail is overgezet en er geen enkel synchronisatieproces meer loopt. Nogmaals: e-mail is heel belangrijk, voor gebruikers en voor uw bedrijf. En houdt altijd rekening met nazorg. Er zijn altijd gebruikers die toch nog een telefoon of tablet gesynchroniseerd willen hebben of andere vragen hebben. Reserveer daarvoor capaciteit.

Liever ontzorgd?

Staat u voor een e-mailmigratie en zou u graag hulp krijgen van een ict-specialist die vaker met dit bijltje heeft gehakt? Dat kan! Wij verzekeren u dat het bestaande werk gewoon door kan gaan en dat de afloop goed is. Dit hebben we bijvoorbeeld gedaan bij dit Heerenveense softwarebedrijf. Natuurlijk zijn er verschillende samenwerkingsvormen mogelijk. Wilt u daarover eens vrijblijvend met ons praten? Bel ons gerust op 0524 – 56 11 88.

Remote support