Office 365 ervaringen van DRPO: “Altijd alles bij de hand”

23 mei, 2014

Wat zijn de eerste Office 365 ervaringen van een bedrijf dat jarenlang werkte met het traditionele Microsoft Office?

DRPO over Office 365 ervaringen

Na bijna 10 jaar Windows XP was het voor het Amsterdamse De Ruimte Projectontwikkeling (DRPO) hoog tijd om hun ICT te vernieuwen. JSE helpt daarbij. Door de nieuwe werkplekken in de cloud kunnen de medewerkers gestructureerd en probleemloos mobiel werken. Ook zijn zij verlost van het beheer en onderhoud van hun server en ICT-netwerk. Joost van de Weg vertelt over zijn Office 365 ervaringen.

Over De Ruimte Projectontwikkeling (DRPO)

De reclameslagzin “groot geworden door klein te blijven” is bij DRPO zeker van toepassing. De projectontwikkelaar draait uiterst grote, serieuze projecten, waarbij ze zoveel mogelijk gebruik maken van hun netwerk van specialisten.

Joost van de Weg van De Ruimte Projectontwikkeling vertelt: “We besteden zoveel mogelijk werk uit op projectbasis. Hierbij werken we niet alleen samen met architecten, constructeurs en juristen, maar ook met professionals voor de administratie, marketing en ICT. Hierdoor kunnen we ‘lean & mean’ zijn en de kosten laag houden.”

Je bent veel minder gebonden aan je werklocatie.

Joost voegt toe: “Bovendien kunnen we op deze manier veel meer persoonlijke aandacht geven aan de betrokken partijen, door in projecten vooral te luisteren en te proeven wat er leeft. Dit maakt dat we tijdens implementaties verder kunnen gaan dan alleen de stenen, en bijvoorbeeld echt gestalte kunnen geven aan ons speerpunt van sociale duurzaamheid.”

De expertise van DRPO omvat naast woningbouw en bedrijfshuisvesting ook specifieke specialisaties als hotelontwikkeling. Met partijen als particuliere kopers, beleggers en gemeenten zijn de klanten van DRPO al net zo uiteenlopend als hun samenwerkingspartners.

“In feite creëren we ons eigen werk, dat voortvloeit uit onze risicodragende projecten. Ieder project is anders, met veel verschillende eindklanten waarmee we vaak al een langdurige relatie onderhouden”, aldus Joost.

office 365 ervaringen

Joost van de Weg vertelt over zijn Office 365 ervaringen

Toe aan vernieuwen ICT

Qua ICT is DRPO een relatief klein bedrijf dat werkte met een Windows XP-omgeving bestaande uit een eigen server en enkele pc’s. “De afgelopen 7, 8 jaar heeft dit voor ons goed gewerkt, maar we merkten steeds duidelijker dat we toe waren aan vernieuwing van onze ICT. Het mobiel werken op tablet en smartphones verliep niet vlekkeloos. Ook werkten we met verschillende adressenbestanden en kon ook het beheer van agenda’s, takenlijsten en urenregistratie beter.”

Beveiliging gegevens

“Een belangrijke eis was om de beveiliging van gegevens te kunnen waarborgen richting onze samenwerkingspartners en opdrachtgevers. Het betreft gevoelige informatie die niet op straat terecht mag komen. Ook wilden we meer gestructureerd werken. Verder hadden we specifieke vragen over Office 365 abonnementen, Office 365 ervaringen en of we moesten kiezen voor een Apple- of Windows-omgeving.”

Ik vond de communicatie gelijk prettig en kreeg het gevoel dat de mensen er iets van wilden maken.

Gedisciplineerde ICT-partner

In de zoektocht naar de juiste ICT-partner benaderde DRPO meerdere partijen. Joost: “Naast de eisen van beveiliging, structuur en zekerheid heeft het gevoel een belangrijke rol gespeeld. Ik wil een ICT-partner die goed luistert, die gemotiveerd en gedisciplineerd werkt en niet arrogant is.”

JSE voldeed aan deze eisen. “Ik vond de communicatie gelijk erg prettig en kreeg het gevoel dat de mensen er wel iets van willen maken, je willen helpen. Andere pluspunten was de referentie Merin (Amsterdam) en het feit dat JSE niet in de Randstad gevestigd is.”

Overstap naar Office 365

DRPO nam het advies van JSE ter harte om met Office 365 (wat is Office 365?) over te stappen naar de cloud van Microsoft. JSE verzorgde de inrichting van Office 365 voor de gebruikers en migreerde de bestaande data van de bestaande on-premise server naar Office 365.

Daarnaast omvatte de ondersteuning het inrichten van diverse werkplekken op kantoor en bij de heren thuis, inclusief een passende antivirus-oplossing. Tevens verzorgt JSE het systeembeheer inclusief 24/7 monitoring en is de JSE-helpdesk beschikbaar voor eventuele vragen en calamiteiten.

Office 365 ervaringen

Joost over zijn eerste Office 365 ervaringen: “Ik merk dat ik steeds meer op afstand ga werken, omdat je nog minder gebonden bent aan je werklocatie’, stelt Joost. ‘Voorheen moesten we op afstand inloggen op de server, dat werkte altijd met een vertraging. Verder ben ik blij dat onze zorgen over back-up verdwenen zijn. In 2007 hadden we een storing waarna alles weg was. Office 365 draait heel stabiel. Je werkt altijd met up-to-date software, daar hoef je ook niet meer over na te denken.”

Ik ben blij dat onze zorgen over back-up verdwenen zijn.

Volgens Joost is het omslachtig mobiel werken nu verleden tijd. “De OWA (Outlook Web App) voor de iPhone en iPad werkt geweldig, je hebt je mail en contacten altijd bij de hand. De Microsoft Office apps zien er op ieder apparaat hetzelfde uit, waardoor het heel herkenbaar is en je documenten altijd bij de hand hebt.”

Snelle support

Nu we een paar maand onderweg zijn, geeft Joost aan blij te zijn met zijn keuze voor JSE. “De samenwerking verloopt in de praktijk aangenaam snel. Mijn ervaring is dat de telefoon goed wordt opgenomen, dat de mensen je kennen en dat er een goede terugkoppeling plaatsvindt.”

Verantwoordelijkheidsgevoel

Joost vervolgt: “JSE heeft verantwoordelijkheid getoond tijdens de implementatie. Ze gingen en gaan er echt voor om ons tevreden te stellen, ook wanneer geleverde oplossingen niet helemaal overeenkwamen met onze, soms impliciete, verwachtingen. Het blijft voor een technische dienstverlener erg belangrijk om zich te realiseren hoe de gebruiker technologie ervaart, mee te denken en hem of haar te wijzen op de praktische implicaties van keuzes in technologie.”

Meer informatie over Office 365 door JSE

Remote support